Wytyczne dla Komisji Rewizyjnych w ROD
1. Celem Komisji Rewizyjnej w ROD jest badanie działalności Zarządu ROD pod względem finansowym i statutowym
Komisja Rewizyjna jest organem niezależnym od Zarządu ROD i samodzielnym, działa zgodnie z zapisem w Statucie PZD §89-93 i Regulaminem Komisji Rewizyjnej.
Regulamin Komisji Rewizyjnej w §4-5 określa kto nie może być członkiem tej Komisji (koligacje rodzinne),
Do kompetencji Komisji Rewizyjnej należy:
• przeprowadzanie kontroli pracy Zarządu ROD pod względem statutowym i finansowym,
• uczestniczenie w posiedzeniach Zarządu ROD (§36 Statutu PZD) jedynie z głosem doradczym,
• kontrolę Zarządu ROD należy dokonać dwa razy do roku.
Przed kontrolą Zarządu ROD należy na swoim posiedzeniu podjąć stosowną Uchwałę dotyczącą chęci przeprowadzenia kontroli Zarządu. Następnie należy wysłać zawiadomienie do Zarządu ROD o terminie i zakresie kontroli oraz podać skład Komisji i jakie dokumenty będą przedmiotem kontroli (kontrolę można przeprowadzać etapowo).
Na koniec każdego roku należy sporządzić i dołączyć do bilansu:
• sprawozdanie ze swojej działalności za miniony rok,
• ocenę pracy Zarządu ROD,
• ocenę bilansu ROD,
• ocenę preliminarzy na następny rok.
2. Kontrola finansowa Zarządu ROD
– sprawdzić podjęte Uchwały na ostatnim Walnym Zebraniu Sprawozdawczym i na posiedzeniach Zarządu ROD oraz ich realizację,
– sprawdzić wyrywkowo dowody KP, czy opłaty pobierane od działkowców są zgodne z uchwalonymi opłatami na Walnym Zebraniu na dany rok,
– sprawdzić poprawność akceptacji faktur – na jaki cel zostały zakupione materiały lub usługi, przy inwestycjach na podstawie jakiej Uchwały,
– sprawdzić czy widnieje akceptacja upoważnionych dwóch członków Zarządu ROD do zapłaty danej faktury – dotyczy to również faktur za prąd, telefon, wodę, śmieci itp.
– kontrola raportów kasowych,
– na koniec roku należy zrobić inwentaryzację gotówki w kasie – czy jest zgodna z ostatnim raportem kasowym,
– sprawdzić konieczność i prawidłowość zawieranych umów, umów zleceń, unikać zawierania umów o dzieło,
– sprawdzić czy na Walnym Zebraniu Sprawozdawczym została podjęta Uchwała o prowadzeniu Biura Ogrodu i czy w preliminarzu finansowym uwzględniono środki finansowe na to biuro,
– sprawdzić w bilansie planowane koszty i ich wykonanie,
– sprawdzić wyciągi bankowe,
– sprawdzić czy uchwalona wysokość pogotowia kasowego nie jest przekraczana na koniec miesiąca.
3. Kontrola statutowa
– sprawdzić podjęte uchwały na Walnym Zebraniu Sprawozdawczym i na posiedzeniach Zarządu ROD oraz sposób ich realizacji,
– sprawdzić czy w aktach osobowych poszczególnych działek jest kompletna dokumentacja dotycząca przydziału działki, poprawne uchwały przeniesienia prawa użytkowania działki oraz wygaśnięcie prawa użytkowania działki,
– przeprowadzić kontrolę stanu składników majątku ROD m.in. budynków (dom działkowca, hydrofornia, magazyny itp. obiekty) i czy są one ubezpieczone,
– sprawdzić ważność legalizacji gaśnic,
– sprawdzić kiedy przeprowadzono zerowania gniazdek elektrycznych (co 4 lata),
– sprawdzić w jaki sposób przechowywany i zabezpieczony jest sprzęt ogrodniczy będący własnością ROD,
– sprawdzić zabezpieczenie przechowywanej dokumentacji ogrodu (bieżącej oraz archiwizowanej),
– sprawdzić zabezpieczenie kasy ogrodu,
– w przypadku braku domu działkowca sprawdzić czy jest oświadczenie osoby odpowiedzialnej za przechowywanie dokumentacji ogrodu i wskazane miejsce jej przechowywania.
4. Protokoły pokontrolne
• Protokół z przeprowadzonej kontroli piszemy na zakończenie kontroli w tym samym dniu z dopiskiem klauzuli o możliwości odwołania się od niniejszego protokołu w ciągu 14 dni,
• Zalecenia pokontrolne piszemy w odrębnym piśmie podając termin usunięcia nieprawidłowości stwierdzonych w czasie kontroli. Komisja Rewizyjna nie jest uprawniana do wydawania Zarządowi zarządzeń i zaleceń,
• O rażących nieprawidłowościach stwierdzonych podczas kontroli należy powiadomić Okręgową Komisję Rewizyjną, względnie Okręgowy Zarząd.
. . . . . . . . . . . . . . . . . .